So erging es mir neulich in einem Meeting. Ich war spät dran und habe mich fünf Minuten später eingewählt und bin einfach nicht über den Warteraum hinausgekommen. Anscheinend hat der Host vergessen, dass es da noch einen  Warteraum gibt. Ein Warteraum ist sinnvoll, weil die Leute dann nicht einfach in ein Meeting reinplatzen können, aber du musst ihn natürlich auch im Blick behalten und das kann dir ein Co-Host abnehmen. ​

• Der Co-Host kann sich um die Aufzeichnung kümmern, damit du nicht vergisst den "Aufzeichnen" Knopf zu drücken.

• Wenn die Teilnehmer sich nicht mit dem richtigen Namen eingewählt haben, so kann der Co-Moderator sie ganz einfach umbenennen, sollten sie dies nicht von allein schaffen. Es macht einen besseren Eindruck, wenn du die Teilnehmer mit dem richtigen Namen ansprechen kannst.

• Mit der Anwendung der Spotlight Funktion stellt dich dein Co-Host immer auf die größte Darstellung und die anderen Teilnehmer sind nicht sichtbar. Er kann auch einzelne Teilnehmer mit dem Spotlight vergrößern. Das ist eine tolle Darstellungsmöglichkeit, wenn du ein Interview oder ein Gespräch mit einer Person führst. All das wirkt sich nachher auch positiv auf deine Aufzeichnung aus.

 

• Dein Co-Moderator hat auch die Möglichkeit, den Chat im Auge zu behalten und entsprechende Einstellungen zu ändern. Denn alle Fragen im Blick zu behalten, die gestellt wurden, ist nicht so ganz einfach. Wenn du den Teilnehmern Links oder ein Dokument zur Verfügung stellen möchtest, dann kann dein Co-Moderator das ganz schnell und einfach über den Chat posten.

 

• Möchtest du Umfragen in deinem Meeting starten, dann ist der Einsatz eines Co-Moderators sinnvoll.

 

• Breakout rooms sind einfach genial, weil damit deine Meetings interaktiver werden und die Leute sich in Kleingruppen unterhalten und diskutieren können. Ich erlebe immer den großen Unterschied, ob nur eine Person spricht und alle zuhören, oder ob man sich in Kleingruppen direkt unterhalten kann. Auch das kann der Co-Moderator für dich managen.

Teilnehmer stumm schalten ist genauso wichtig, wenn jemand einmal vergessen hat, sein Mikrofon auszuschalten und plötzlich kommt ein Telefonanruf und die Person hat vergessen, dass das Audio noch an ist. Das stört das ganze Meeting und der Co-Host kann solche einzelnen Teilnehmer natürlich auch auf stumm schalten. 

Aber wie machst du jetzt jemanden zum Co-Host? Du hast zwei Möglichkeiten jemanden zum Co-Host zu machen. Entweder gehst du oben im Zoomfenster bei dem Videobild auf die drei Punkte und dann öffnet sich ein Zusatzmenü. Dort findest du die Option: „Co-Host“ erstellen.

​Die 2. Möglichkeit ist, du öffnest die Teilnehmerliste. Du wählst dort den entsprechenden Namen aus und klickst auf  „Mehr“ und auch hier gibt es die Möglichkeit jemanden zum Co-Host zu machen. Über „Mehr" kannst du diese Genehmigung auch widerrufen. 

Es ist ganz einfach jemanden zum Co-Host zu ernennen. Suche dir jemanden, der sich damit auskennt, der dich unterstützen kann und dann richte das entsprechend für deine größeren Meetings ein. Bis 10 oder 15 Teilnehmer kann man das Ganze gut alleine managen, allerdings ab 20 Teilnehmer ist es viel angenehmer mit  einem Co-Host.

Für kleinere Veranstaltung reicht ein Co Host, ein Co-Moderator, der dich dabei unterstützt, damit du wirklich mit deinen Inhalten glänzen kannst. Bei grösseren Konferenzen ab 100 Personen kann es hilfreich sein mehrere Co-Hosts zu benennen.

Ich war selber in einer Konferenz mit 400 Teilnehmern Zoom-Master und wir hatten in dieser Konferenz immer mindestens 5 Co-Hosts. Jeder davon hatte eine fest zugewiesene Aufgabe. Diese Konferenz lief wirklich reibungslos.

Bist du mit deinem Business schon fit für die Zukunft? Was nutzt du für deine Kundengespräche? Das Telefon oder Zoom? Wenn du Zoom benutzt, dann bist du schon beim ersten Schritt, dein Business fit zu machen für die Zukunft. Denn Zoom ist das Medium, mit dem wir in Zukunft unsere Kundengespräche, unsere Coaching Calls oder auch Gruppen Calls machen werden. Deshalb ist es umso wichtiger, dass du dich damit auseinandersetzt und lernst, wie du Zoom für dein Business richtig einsetzen kannst.

Im Vergleich zum Telefon hat Zoom viele Vorteile. Auf der einen Seite hat es den Vorteil, dass du dein Gegenüber sehen und somit Reaktionen ablesen kannst. Gleichzeitig haben mehrere Leute die Möglichkeit an deinem Call teilzunehmen. Mit dem Teilen deines Bildschirms erreichst du bei Live-Calls mehr Personen gleichzeitig.

In Zoom kannst du Dinge am Bildschirm zeigen und diese aufzeichnen. Mit dem Aufzeichnen bietest du deinen Kunden einen deutlichen Mehrwert gegenüber anderen Beratern, Coaches oder Trainern. Das Aufzeichnen geht auch in 1:1 Coachings. Das geht nicht nur auf deinem PC, sondern auch auf dem PC deines Kunden, dann hast du keine Arbeit damit und er kann sich diese Aufzeichnung jederzeit anschauen. Das ist das Business der Zukunft.

Hier sind ein paar Tipps, die dir helfen, Zoom für deine Coachings-Calls optimal zu nutzen. Wo du die Einstellungen findest, erkläre ich dir im Video.

Wenn du mit Zoom startest oder deine 1:1 Coachings mit deinen Kunden machen möchtest, so lege ein Meeting als wiederkehrendes Meeting an ohne bestimmten Termin. Denn wenn du jedes Mal ein neues Meeting anlegen musst, dann ist das sehr viel Arbeit. 

Wenn du dagegen ein Meeting speziell für deine Coachings anlegst, dann ist das leicht wieder zuerkennen. Als wiederkehrendes Meeting ohne eine bestimmte Zeit, kannst du diesen Link an jeden deiner Kunden verschicken und musst nicht jedes Mal ein neues Meeting anlegen und einen neuen Link kreieren.

Lege dir zuvor einen Warteraum für deine Kunden an. Es kommt vor, dass Kunden den Link vor dem Meeting testen. Das machen sie gerne direkt beim Erhalt des Links oder auch eine halbe Stunde vor Meetingbeginn. 

Wenn ich selbst noch mit einem anderen Kunden im Coaching-Call bin, dann sehe ich direkt, dass jemand im Warteraum ist, kann aber ohne Störung meinen Call weiterführen. 

Wenn du auf „Bildschirm teilen“ gehst, hast du verschiedene Optionen, welchen Inhalt du deinen Kunden zeigen kannst. Du hast die Möglichkeit deinen gesamten Desktop zu zeigen oder nur einzelne Anwendungen (PowerPoint usw.). Du kannst selbst entscheiden, möchtest du eine einzelne Anwendung mit deinem Kunden teilen oder möchtest du den ganzen Bildschirm zeigen. Das Teilen kannst du leicht über die Kontrollleiste beenden. 

Wenn du irgendetwas mit Ton frei geben willst, wie z. B. ein Video oder eine Meditation, dann klick unten links unbedingt das Häkchen an, damit auch der Ton deines Computers übertragen wird. Das können zum Beispiel ein Video oder nur Musik sein. Wenn du das vergisst, dann ist es leider bei deinen Kunden stumm und sie hören nichts.

Wenn du mehrere Anwendungen nacheinander teilen oder dazwischen hin und her springen möchtest, dann lege sie dir alle auf den gleichen Desktop. Somit befinden sich beide Anwendungen direkt auf dem Desktop und du kannst ganz einfach zwischen den beiden wechseln, ohne jedes Mal die Bildschirmübertragung zu wechseln. 

Wie kannst du deinem Kunden erlauben, dass sie den Zoom Call selbst aufzeichnet, damit du nicht die zusätzliche Arbeit hast? 

Du gehst in Zoom auf die Teilnehmerübersicht. Dort klickst du auf „mehr“. Dort gibt es die Funktion: „Aufzeichnung lokaler Dateien zulassen“. Somit können die Kunden dann direkt auf die Funktion „Aufzeichnen“ gehen und die Aufzeichnung wird auf ihrem PC gespeichert. Viele meiner Kunden schätzen das, weil sie dann direkt auf die Aufzeichnung zugreifen können und nicht warten müssen, bis ich sie ihnen zusende.

Weißt du eigentlich, was mit Zoom noch alles möglich ist? Am bekanntesten sind die online Meetings, aber es gibt eine ganze Menge an weiteren Funktionen. Leider haben viele Nutzer diese noch nicht entdeckt. Mit den Zoom Funktionen kannst du deine online Meetings, deine Seminare, deine Workshops viel interessanter machen. Denn wir werden in Zukunft immer öfter auf Zoom zurückgreifen.

​Es ist daher umso wichtiger, dass du dich mit Zoom auskennst und sicher wirst in der Handhabung. Deshalb möchte ich dir heute mal einen Überblick geben, welche Möglichkeiten du in Zoom hast. 

Wenn du selbst Zoom noch nicht verwendest, dann wirst du mit großer Wahrscheinlichkeit schon einmal an einem eins-zu-eins Meeting oder einem Gruppen Meeting in Zoom teilgenommen haben. Aber es gibt natürlich auch die Webinar Software. Zu der werde ich dir am Ende noch etwas sagen, warum die interessant sein könnte. 

​Im Video erkläre ich dir die einzelnen Funktionen. 

Du kannst mit Zoom auch Videos aufzeichnen, nicht nur die Gruppen-Calls, sondern auch solche Videos, die du von mir auf meinem YouTube-Kanal findest. Dies ist eine Funktion, die du nutzen kannst, um dich bekannt zu machen, um Video Tipps zu geben und dergleichen. 

In Zoom Meetings gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten. Du kannst zum Beispiel deinen Bildschirm teilen. So haben die Teilnehmer die Möglichkeit, deinen Content visualisiert zu sehen. Das können Bilder, Grafiken oder eine PowerPoint Präsentation sein. 

Darüber hinaus haben die Teilnehmer auch Funktionen, wie die Reaktionen. Damit können sie zeigen, ob ihnen die Sachen gefallen oder ob sie es lustig finden usw.

Mit dem Hand erheben haben sie die Möglichkeit, auf sich aufmerksam zu machen. Wenn jemand etwas sagen möchte, und das ist gerade bei großen Meetings der Fall, dann kann er die Hand heben und du kannst die Teilnehmer identifizieren, wer etwas sagen möchte.

Um den Unterhaltungswert zu steigern, kannst du auch Musik übertragen (aber nur, wenn es an der Stelle passend ist). Damit bringst du auch Abwechslung in den Meeting Alltag hinein.

Du kennst vielleicht die Sprecher Ansicht, wo der Sprecher groß ist und die Galerieansicht, wo alle Teilnehmer klein sind. Pinnen bedeutet, du kannst einen Teilnehmer, der nicht sprich, groß anzeigen, wenn er oder sie z.B. ein Objekt in die Kamera hält. Damit wird es einfacher die Dinge zu erkennen, wenn jemand etwas in die Kamera hält und nicht spricht. 

​Du kannst in Zoom den virtuellen Hintergrund nutzen. Dazu habe ich schon Videos auf YouTube gemacht. Bilder einblenden oder PowerPoint als virtueller Hintergrund. Deine Folien als Hintergrund wirken sehr professionell und damit bekommt dein Meeting eine ganz andere Note. Dazu brauchst du die die neueste Zoom Version und auch dein Computer, dein Prozessor und deine Grafikkarte müssen das leisten können.
 
Dann gibt es noch die Video Filter, mit denen man sich lustige Hüte aufsetzen kann, sich als Pirat verkleiden kann oder ähnliche Dinge machen kann. Das bringt immer Abwechslung und Spaß in die Online Meetings. Nimm es nicht zu ernst. Nutze auch solche Gelegenheiten, um deine Teilnehmer aktiv mit einzubinden und Spaß zu erzeugen. 

Weitere Funktionen, die du vor allem in Workshops nutzen kannst, sind z.B. Umfragen am Anfang deines Vortrags. Hie kannst du Vorkenntnisse zum Thema abfragen oder ähnliches. Am Ende des Meetings kannst du mit dieser Funktion auch Feedback zu deinem Vortrag einholen. Diese Umfragen musst du aber vorher in deinen Zoom Einstellungen vorbereiten. 

Ab einer gewissen Gruppengröße, so ab zehn Leuten, ist es anstrengend, wenn immer nur einer spricht und die anderen zuhören. Das können auch die Teilnehmer untereinander sein. Aber wenn du Kleingruppen hast und z.B. nur drei, vier fünf Leute in einen Breakout room schickst, dann können sie untereinander diskutieren und das bringt mehr Abwechslung in deine Live-Events. 

Darüber hinaus hast du auch solche Dinge, wie live streamen. Während du einen Vortrag hältst oder ein Webinar hältst, kannst du direkt auf YouTube oder Facebook streamen oder über andere Streaming-Dienste auch noch auf andere Kanäle. 

Viele denken, das wäre eine teure Angelegenheit. Man kann sich das aber auch nur für einen Monat, den Monat in dem man das Webinar hält, dazu upgraden. Dann kostet das 40 € für 100 Teilnehmer und damit hast du zusätzliche Funktionen, wie z.B. eine eigene Registrierungsseite, wo du zusätzlichen Text drauf schreiben kannst. Die Felder, die die Teilnehmer ausfüllen müssen, kannst du selbst bestimmen und so noch mehr Informationen abfragen.

Besonders hervorzuheben ist, dass du Erinnerungsmails einstellen kannst. Du kannst die Teilnehmer

• eine Woche vorher
• einen Tag vorher oder
• 15 Minuten vorher

per Mail erinnern lassen, dass dein Webinar stattfindet oder dein Event, so dass sie das auch wirklich nicht vergessen werden. Auch im Nachhinein kannst du noch Mails schicken an die Teilnehmer oder die, dich nicht dabei waren und z. B. den Link zu einer Aufzeichnung verschicken.

Außerdem gibt es in Webinar noch die Fragen und Antworten, wo die Teilnehmer Fragen stellen können und du kannst sie am Ende deines Webinars schön einzeln abarbeiten, ohne dass du dich durch den Chat scrollen musst, sondern du erkennst sie direkt in einem separaten Fenster für Fragen und Antworten. 

Ich gebe zu Zoom auch regelmässig Workshops, wo du all diese Funktionen kennenlernst und sicher damit wirst.
Workshop-Details